Multipliez votre temps en posant 4 questions sur les éléments de votre liste de tâches

OK, cet article ne vous dira pas comment faire pour que chaque jour compte 38 heures par magie (nous y travaillons encore). Mais en évaluant l’importance de nos tâches, nous pouvons libérer plus de temps demain, a déclaré le coach en leadership, Rory Vaden.

Cet article est la traduction personnelle d’un article publié initialement dans le cadre d’une série intitulée «Comment être un meilleur humain», contenant un conseil utile émanant d’un orateur de la communauté TED. Pour voir tous les articles, cliquez ici .

«Comment se fait-il que nous ayons plus de trucs, astuces, outils, technologies, calendriers et listes de contrôle que jamais, alors que nous semblons toujours être en retard ?», Demande Rory Vaden , consultant en leadership basé à Nashville.

Sa réponse: « C’est parce que tout ce que vous savez sur la gestion du temps est faux. »

La plupart d’entre nous gérons notre temps de la même manière: en écrivant des listes de tâches et en hiérarchisant les éléments de ces listes. Nous décidons de nos priorités en évaluant l’urgence relative et l’importance de nos tâches.

Mais il existe un troisième critère pris en compte par un groupe de personnes que Vaden appelle des «multiplicateurs de temps» : la signification. Plutôt que de demander «Quelle est la chose la plus importante que je puisse faire aujourd’hui ?», Les multiplicateurs de temps demandent «Quelle est la chose la plus importante que je puisse faire aujourd’hui pour rendre demain meilleur ?»

En d’autres termes, en pensant à la façon dont nous utilisons notre temps aujourd’hui, nous pouvons libérer nos heures futures. Un exemple de la façon dont cela fonctionne : configuration du paiement de facture en ligne. Peut-être avez-vous retardé le travail parce que vous pensez : «Je n’ai tout simplement pas deux heures pour parcourir tous mes services et comptes, pour trouver leurs sites Web ou leurs applications et pour entrer mes informations bancaires. »

Cependant, Vaden déclare: «Un multiplicateur réalise que si je peux économiser 30 minutes par mois sur le paiement de mes factures en configurant le paiement en ligne, il est logique d’investir ces deux heures car après seulement quatre mois, j’aurai atteint le seuil de rentabilité. sur cet investissement. « Cela sonne bien, non ?

Ci-dessous, Vaden partage les 4 questions que les multiplicateurs de temps posent aux éléments de leurs listes de tâches afin de libérer leurs heures de travail dans le futur :

Question n° 1: Puis-je éliminer cette tâche ?

Il y a une vérité simple: «Tout ce pour quoi nous disons aujourd’hui crée plus de temps pour nous demain», déclare Vaden. Lorsque nous disons oui à des tâches inutiles, nous agissons généralement par culpabilité – nous craignons de décevoir les autres.

Vaden s’est attaqué à ce problème lui-même jusqu’à ce qu’il se souvienne : « dans l’une des interviews que j’ai menées avec des multiplicateurs, ils ont dit quelque chose qui a changé ma vie. Ils ont dit: «Rory, il est inutile de passer à travers la vie en essayant de ne jamais dire « non ». Ce que vous devez comprendre, c’est que vous dites toujours «non» à quelque chose, car chaque fois que vous dites «oui» à une chose, vous dites simultanément «non» à un nombre infini d’autres personnes. »

Question n° 2 : Si je ne peux pas éliminer cette tâche, puis-je l’automatiser ?

Le paiement de factures en ligne en est un exemple. Mais quelles autres obligations pourriez-vous remplir aujourd’hui, pour qu’elles le soient déjà demain ? Par exemple, y a-t-il des articles que vous achetez régulièrement – aliments pour animaux de compagnie, épicerie, ordonnances – et pouvez-vous les recevoir automatiquement ? Ou avez-vous des rendez-vous semestriels – par exemple, le nettoyage de vos dents ou la coupe de vos cheveux – que vous pourriez réserver en une fois au lieu de devoir les appeler et les programmer un par un ?

Et si l’investissement initial en temps ou la courbe d’apprentissage que cela implique vous décourage, pensez à votre année écoulée et calculez le nombre d’heures que vous avez passées, par exemple, à acheter de la nourriture pour animaux de compagnie.

Question n° 3: Peut-il être délégué ou puis-je enseigner à quelqu’un d’autre comment faire cela ?

Bien que beaucoup d’entre nous sachent bien s’acquitter de tâches personnelles qui ne nous passionnent pas vraiment, que ce soit pelleter de la neige ou calfeutrer la baignoire, nous pouvons nous trouver plus réticents à déléguer des tâches au travail.

« Vous dites : « Eh bien, ils ne peuvent tout simplement pas le faire aussi bien que moi « , dit Vaden. « Et cela peut être vrai une ou deux fois mais … si vous pensez à long terme, vous réalisez qu’ils seront capables de maîtriser la tâche comme vous l’avez fait. »

Question n° 4: Devrais-je faire cette tâche maintenant ou puis-je le faire plus tard ?

Vaden appelle cette stratégie «tergiverser délibérément». Cependant, ce n’est pas une procrastination comme nous le pensons généralement – vous savez, retarder sans fin une activité et vous sentir mal à l’aise. Procrastiner délibérément consiste plutôt à décider consciemment que nous ferons une certaine chose plus tard, au lieu de la laisser tomber entre les mailles du filet.

Vaden appelle la procrastination intentionnelle «une vertu». Il dit: «Il y a une différence entre attendre pour faire quelque chose que nous savons que nous devrions faire… par rapport à attendre pour faire quelque chose parce que nous décidons que le moment n’est pas bien choisi.»

Lorsque vous tergiversez exprès, vous déciderez éventuellement d’éliminer, d’automatiser ou de déléguer la tâche, ou vous constaterez peut-être que son importance, son importance ou son urgence ont augmenté, ce qui vous oblige à le faire.